Cymdeithas gydfuddiannol ydym a byddwn yn gweithio gyda’n gilydd i gyflawni ein hamcanion, gan weithredu ar sail egwyddorion cydweithredol

Llywodraethu – ein strwythur

Ym mis Mai 2016 ni oedd y gymdeithas dai gydfuddiannol gyntaf yng Nghymru lle'r oedd ei thenantiaid a'i staff yn berchen arni. Roeddem wedi creu strwythur atebol a chydfuddiannol lle gall tenantiaid a staff ddod yn aelodau. Mae gan bob aelod un siâr sy’n rhoi hawl iddynt gael barn am sut y mae ein cymdeithas yn cael ei rhedeg. Mae’r aelodau’n ethol cynrychiolwyr i eistedd ar Gorff Democrataidd a rôl y Corff Democrataidd yw gosod y cyfeiriad strategol drwy gytuno ar werthoedd ac egwyddorion, a gwneud penderfyniadau allweddol fel cymeradwyo cyllidebau a gwerthuso perfformiad. Maen nhw hefyd yn gyfrifol am benodi'r Bwrdd sy'n cynnwys wyth o Gyfarwyddwyr Anweithredol sy'n rhedeg y sefydliad ac a benodir am eu sgiliau, eu profiad a'u gwerthoedd.

House-1

Our tenant members once again influenced our budget and our whole approach to Value for Money. During February 2018 tenant members were invited to attend six groups held across the borough to look at value for money and test our priorities. Discussions included what the rent money is spent on, what we should be looking for when hiring contractors and what MVH should be focusing on in the future. As a result of these focus groups we were able to focus our value for money around 7 new golden rules and report back to members on the activities that they value most. We allocated more money to support vulnerable tenants to try to combat social isolation in 2018/19.

One of the most pleasing things about he mutual has been the elections and the interest to stand for the member representative body – the Democratic Body. In August/September 2017 nominations where received and contested elections took place. The successful candidates were announced at the Annual Members Meeting (AMM).

We received our annual regulatory judgement from Welsh Government in December 2017. This judgement is designed to provide our tenants, service users and other stakeholders with an understanding of our financial viability and how well we are performing at a specific moment in time against a set of Welsh government defined standards. We were really pleased to achieve the rating of ‘standard’ for both Governance and Services and Financial Viability. This is the highest rating that can be achieved. And this judgement is available to read on our website.

Trees-1

Aelodau Bwrdd tan 1 Mai 2016

Yn ystod ein blwyddyn gyntaf fel cymdeithas gydfuddiannol, mae ein Corff Democrataidd wedi gweithio mewn partneriaeth â’r Bwrdd a’r Tîm Rheoli Gweithredol i sicrhau bod MVH yn parhau i gael ei llywodraethu’n dda. Rydym wedi sefydlu Gweithgor Llywodraethu (cynrychiolwyr o’r Bwrdd a’r Corff Democrataidd) i gyflawni adolygiad trylwyr o’n gweithgareddau llywodraethu, gan adolygu hyn yn erbyn Cod Llywodraethu CHC. Rydym yn ffyddiog bod gennym fframwaith cryf yn ei le.

Un o dasgau cyntaf y Corff Democrataidd oedd rhoi bywyd i werthoedd y gymdeithas gydfuddiannol newydd a ddatblygwyd fel rhan o’r Comisiwn oedd wedi argymell math newydd o lywodraethu. Fe wnaethom gyflawni hyn pan gyhoeddwyd Yfory.

I fesur ein gwaith ar gwrdd ag amcanion a gweledigaeth Yfory, fe wnaethom hefyd greu Cynllun Blynyddol. Mae'n gadael i’r Corff Democrataidd fonitro cynnydd y Bwrdd Cyfarwyddwyr Anweithredol gyda chwrdd â’r gofynion cyfreithiol a rheoliadol a gyrru’r sefydliadau i gyflawni’r weledigaeth yn Yfory. Mae’r Cynllun Blynyddol yn un o’r prif adnoddau sydd gan y Corff Democrataidd i ddal y Bwrdd i gyfrif.

Mae’r Bwrdd, y Corff Democrataidd a’r Tîm Rheoli Gweithredol wedi sefydlu perthynas weithio gadarn a dangoswyd hyn drwy'r penderfyniadau cydweithredol a wnaed yn ystod y flwyddyn. Gyda’i gilydd maen nhw wedi gweithio i benderfynu’r rhenti ar gyfer 17/18 a hefyd y gyllideb, gan gynnwys ein rhaglenni gwaith cyfalaf. Maen nhw wedi cynnal sesiynau cynllunio strategol ar y cyd gyda'r Bwrdd a'r Tîm Rheoli Gweithredol i edrych ar y risgiau a wynebwn (gan gynnwys yr effaith y bydd y newidiadau i fudd-daliadau lles yn ei chael ar ein tenantiaid) a pha gyfleoedd sydd i ddatblygu ein cymdeithas gydfuddiannol, gan gynnwys o ran cyfrifoldeb a pherchnogaeth. Rydym yn gweithio gyda’n gilydd i ganfod yr atebion gorau ar gyfer ein cymdeithas.

Sefydlodd y Corff Democrataidd broses recriwtio ar gyfer aelodau Bwrdd newydd gan benodi tri Chyfarwyddwr Anweithredol i'r Bwrdd yn ystod y flwyddyn. Maen nhw hefyd wedi cyfrannu at y broses o recriwtio nifer o staff gan wneud yn siŵr bod gan yr ymgeiswyr llwyddiannus nid yn unig y sgiliau a’r profiad iawn ond hefyd y gwerthoedd a’r credoau iawn. Maen nhw hefyd wedi chwarae rôl mewn dethol a phenodi contractwyr allweddol.

Mae mwy o fanylion am weithgareddau'r Corff Democrataidd yn ei Adroddiad i'r Aelodau.

Board and DB meeting

Aelodaeth

Er bod yr aelodaeth ar agor i denantiaid a staff, mae rhai meini prawf cymhwyso sydd angen eu bodloni;

Tenantiaid: Rhaid i chi fod yn byw mewn eiddo gan MVH a bod dros 16 oed.

Staff: Rhaid i chi fod wedi pasio eich cyfnod prawf.

Aelodau Cyswllt: Os nad ydych yn disgyn i’r un o’r ddau gategori uchod, gallai fod gennych hawl i ddod yn Aelod Cyswllt. Nid yw Aelodau Cyswllt yn Aelodau llawn ond mae ganddynt hawl i fynychu a siarad yng nghyfarfodydd yr Aelodau ond dim hawl i bleidleisio na chymryd rhan mewn etholiadau.

Os ydych yn brydleswr ar brydles eiddo a’r brydles wedi’i rhoi am dros 20 mlynedd ac rydych yn byw yn yr eiddo fel eich unig gartref, gallai fod gennych hawl i fod yn aelod cyswllt.

Cyflawniad Aelodau

Mae gan bob aelod hawl i ethol aelodau i’r Corff Democrataidd. (Mae mwy o fanylion am yr etholiadau yn yr Adroddiad i’r Aelodau).

Yn ystod y flwyddyn fe wnaethom ymgynghori ag aelodau ar ba elusen y maen nhw eisiau ei dewis fel elusen aelodau'r flwyddyn, gan ddewis MATV Mind, a chynnal arolwg ag aelodau sy’n denantiaid ifanc i ganfod pa gymorth ychwanegol y gallem ei roi iddynt pan fyddant yn symud i un o’n cartrefi.

Mae’r aelodaeth wedi newid cyfansoddiad y Panel Grantiau a Nawdd, sy’n rhoi arian i grwpiau lleol. O’r blaen roedd y panel hwn yn cynnwys dim ond tenantiaid, ond ym mis Gorffennaf ymunodd tri o aelodau staff â’r grŵp ac ymunodd dau aelod tenantiaid newydd ym mis Tachwedd.

membership 2

Yn gynharach eleni sefydlodd y Corff Democrataidd Strategaeth Aelodau sy'n cefnogi ein datblygiad fel cymdeithas gydfuddiannol. Mae gan y strategaeth hon bedwar nod, sef datblygu’r aelodaeth i sicrhau ei bod yn cynrychioli’r cymunedau a wasanaethwn; cyfathrebu’n effeithiol; annog pawb i wneud eu rhan fel bod aelodau’n gallu dylanwadu ar benderfyniadau, a rhoi cyfle i aelodau elwa.

Rydym wedi parhau i recriwtio aelodau newydd, gan fynd allan o gwmpas y lle'n siarad gyda'n tenantiaid a mynychu a chynnal digwyddiadau ar draws y fwrdeistref - mae'r aelodaeth wedi tyfu o 37% yn ystod y flwyddyn ac mae gennym bellach 1,100 o aelodau. Rydym wedi gofyn i’n haelodau sut orau y gallwn gyfathrebu gyda nhw, ac wedi teilwrio ein dulliau cyfathrebu i gyd-fynd â’r dulliau sydd orau gan bobl. O ganlyniad rydym wedi gwella ein presenoldeb ar y cyfryngau cymdeithasol ac wedi cyflwyno tudalen Facebook ar gyfer MVH. Mae hyn yn profi i fod yn llwyddiant gyda mwy a mwy o bobl yn ymgysylltu â ni’n wythnosol. Rydym hefyd wedi cyflwyno pecyn manteision aelodaeth.

Cefnogi Cwmni Cydweithredol Tai Taf Fechan

Rydym wedi parhau i gynorthwyo cwmni Taf Fechan Housing Co-operative Ltd ac elusen Cronfa Gymorth David Lewis â’u gwasanaethau llywodraethu a rheolaeth a chyfrifyddu ariannol yn ystod y flwyddyn.

House-2

Bydd gennym weithlu medrus a hyfforddedig

I gyd-fynd â’n datblygiad fel cymdeithas gydfuddiannol, rydym wedi adnabod y gwerthoedd a’r ymddygiad sy’n bwysig i ni. Yn ogystal â monitro perfformiad ein staff, rydym hefyd nawr yn adolygu ymddygiad ac agweddau. Rydym yn annog ein staff i roi mwy o ffocws nag o’r blaen ar y cwsmer a’r gymuned, gan weithio’n gydweithredol â’u cydweithwyr, aelodau, tenantiaid, a chwsmeriaid a rhanddeiliaid eraill, i gyflawni lefelau uchel o gyflawni personol ac fel y gallwn gwrdd â’n nodau a’n hamcanion cydfuddiannol. I wneud hyn, rydym wedi datblygu fframwaith rheoli perfformiad newydd sy’n seiliedig ar gymhwysedd.

Mae MVH erbyn hyn yn Ganolfan Hyfforddiant Iechyd a Diogelwch gymeradwy gyda Bwrdd Hyfforddiant y Diwydiant Adeiladu a Chorff Dyfarnu Cydymffurfio Highfield. Yn ymarferol mae hyn yn golygu y gallwn, yn fewnol bellach, ddarparu cymwysterau sy’n cael eu cydnabod yn genedlaethol a rhyngwladol a sicrhau hyfforddiant Iechyd a Diogelwch o safon. Rydym wedi cael dechrau da ac eisoes wedi darparu amrediad o gyrsiau Cymorth Cyntaf a Symud a Chodi. Rydym yn gweithio tuag at gyflawni OHSAS 18001 a thros y flwyddyn i ddod byddwn yn creu diwylliant diogelwch cadarnhaol a chryfach.

Rydym wedi parhau i adeiladu a datblygu ein porth dysgu ar-lein, Learning Pool. Mae deg cwrs wedi eu hychwanegu ac yn 2016/17 cafodd gyfanswm o 544 o gyrsiau eu cwblhau gan ein staff. Ein nod yw cael pobl i ddefnyddio mwy ar Learning Pool drwy gynnig cyrsiau i denantiaid sy'n aelodau ar ein paneli a'n fforymau.

Trees-2

Yn 2016/2017 fe wnaethom lenwi 31 o swyddi gwag – daeth 61% o’r staff newydd o fwrdeistref Merthyr ac roedd 19% arall yn byw o fewn 10 milltir i’r fwrdeistref pan benodwyd hwynt. Yn ystod y flwyddyn rydym wedi cefnogi 9 lleoliad gwirfoddoli a 4 lleoliad gwaith i bobl leol, gan gysylltu â nifer o ffynonellau gwahanol gan gynnwys Dysgu Seiliedig ar Waith ac Elite (asiantaeth cymorth cyflogaeth). Roedd rhai’n dymor byr iawn, e.e. wythnos yn unig, mewn cysylltiad ag ysgolion lleol, gan roi cyfle i ni ennill dealltwriaeth werthfawr o'r gyrfaoedd yr oedd yr unigolion yn eu hystyried. Ers hynny mae un o’r gwirfoddolwyr, oedd gyda ni fel rhan o Radd Tai, wedi cael cynnig contract tymor penodol gyda ni fel Swyddog Tai Ardal.  Roedd nifer o’r rhai y cynigiwyd cyfleoedd iddynt wedi bod allan o waith ers tro ac mae’r profiad yr oeddem yn gallu ei roi iddynt wedi dod â nhw’n nes at y farchnad waith. Cyflogwyd 5 prentis, i gyd o fewn ein Tîm Gwasanaethau Eiddo. Mae pedwar o'r rhain yn dal i fod gyda ni ac yn gweithio tuag at eu cymwysterau. Yn wahanol i lawer o gwmnïau sy’n talu’r isafswm cyflog i’w prentisiaid (a allai fod tua £3.30 yr awr gan ddibynnu ar eu hoed) rydyn ni'n talu cyflog byw i’n prentisiaid sy’n £8.45 yr awr.

Rydym wedi parhau i gefnogi ein staff a chredwn fod hyn wedi bod yn ffactor yn y lleihad mewn absenoldeb oherwydd salwch, gan ostwng o 4.44% yn 2015/2016 i 3.65% yn 2016/17. .

Rydym wedi cymryd nifer o gamau cadarnhaol o ran Cydraddoldeb ac Amrywiaeth ac roeddem yn falch pan aeth ein bwlch cyflog rhwng y rhywiau i lawr i ddim ond 2% o’i gymharu â chyfartalog drwy Gymru o 15.75% (Ffynhonnell - ONS). Yn ystod y flwyddyn, rydym wedi dechrau ar brosiect adolygu cyflogau gan gynnwys Archwiliad Cyflogau Cyfartal. Rydym hefyd yn falch o fod yn Gyflogwr Hyder mewn Pobl Anabl ac erbyn hyn yn gweithio tuag at statws fel Arweinydd Hyder mewn Pobl Anabl.

Building new office

Byddwn yn defnyddio technoleg i greu gwasanaethau gwell a chysylltiadau cryfach.

Yn ystod ein blwyddyn gyntaf fel cymdeithas gydfuddiannol, rydym wedi bod yn holi ein haelodau am y ffyrdd gorau o gyfathrebu gyda nhw. Mae nifer fawr o’n haelodau’n defnyddio llwyfannau cyfryngau cymdeithasol yn aml, yn enwedig Facebook, felly mewn ymateb i hyn rydym wedi ehangu ein defnydd o gyfryngau cymdeithasol. Yn Ionawr 2017 fe wnaethom gyflwyno tudalen Facebook ar gyfer MVH, tudalen ‘dryloyw’ fel bod pobl yn gallu gwneud sylwadau ac rydym yn annog deialog agored, ddwy ffordd. Mae'r dudalen yn denu mwy o ddilynwyr bob wythnos a 'chyrhaeddiad' ein negeseuon yn cynyddu'n gyson. Rydym yn defnyddio Facebook a Twitter i hyrwyddo aelodaeth ac ymgysylltu â’n haelodau gan ddefnyddio’r llwyfannau hyn i roi gwybod i bobl am gyfleoedd gwaith ac ymgysylltu, am eiddo sydd ar gael ac am wasanaethau, newyddion a digwyddiadau. Rydym yn ymrwymedig i ddatblygu ein presenoldeb ar y cyfryngau cymdeithasol dros y flwyddyn i ddod ac mae gennym nifer o ddangosyddion perfformiad i fonitro ein cynnydd.

Ein system Rheoli Cysylltiadau Cwsmer (CRM), sy’n delio â phob cyswllt rhwng ein cymdeithas a’n tenantiaid, yw’r prosiect TGCh mwyaf yr ydym wedi’i gyflawni ers trosglwyddo. Lansiwyd y prosiect yn Ionawr 2015 gyda phrosiect peilot ar gyfer y Gwasanaethau Tai Gwarchod a Chymorth Hyblyg. Yn dilyn llwyddiant y peilot, yn Hydref 2015 penderfynodd y Bwrdd gefnogi ei gyflwyno ar draws y bwrdd. Mae’n brosiect hynod gymhleth sy’n golygu datblygu pob un broses ar ein system rheoli tai bresennol ynghyd â chyflwyno swyddogaeth ychwanegol nad yw ein system bresennol yn gallu ei darparu. Fodd bynnag mae’r manteision yn aruthrol o ran sefydlogrwydd y data a galluoedd y system. Mae nifer o fodiwlau wedi cael eu datblygu’n llwyddiannus a mynd yn ‘fyw’ yn 2016/17, gan gynnwys:

• gweithredu MIS ActiveH sy’n disodli modiwlau Cyfrifyddu Rhent a Rheoli Ôl-ddyledion Rhent Capita. • modiwl Ymddygiad Gwrthgymdeithasol gyda swyddogaeth adrodd ychwanegol. • hyfforddiant mewnol ar bob un o’r modiwlau ‘byw’.

Bad weather (1)

Our twitter account is a vital tool to engage and network with the Housing sector and beyond, and is also used by a small number of our tenants as a way to contact us.

We have continued to improve our website during the year, and people can now do more on line. For example, we launched an online form for the ASB team, allowing people to report ASB information easily and confidentially. This has proven popular and has helped the team resolve issues including fly tipping. We also introduced an online garden application making it easier for tenants to apply and get more information on the scheme.

We have continued to develop our staff intranet site ‘The Cwtch’, to increase functionality. This helps us keep records and data online, saving paper and also saving staff time. This in turn helps us to be more efficient in our working practices.

We have used text message and online voting to capture member’s opinions on issues. They were asked to vote via text messages on their charity of the year, their opinion on how we supported tenants through the Universal Credit and on the name of the new office.

The process of voting for the tenant representatives was fully digital this year. Tenant members had to visit a website to view information about candidates and vote for their representative. Those who had provided email addresses were also sent reminders. It proved such a success that both the tenant and employee elections in 2018/2019 will be done online.

Trees-1